Procédure d'organisation d'une réunion ou d'une journée thématique
- L'organisateur(trice) de la journée transmet aux responsables du thème concerné un pré-programme accompagné de ses trois publications personnelles principales sur le sujet. Le pré-programme présente la journée en quelques lignes avec la liste des intervenants potentiels.(Premières interventions en début de journée: expression des besoins (santé) puis solutions existantes et fin de journée vers de nouvelles méthodes possibles (théorie Stic)).
-> Formulaire de Proposition de Réunion.
Le Formulaire de Proposition de Réunion permet de saisir directement les informations demandées qui seront automatiquement envoyées aux personnes concernées.
- Les responsables du thème donnent leur avis, discutent le pré-programme avec les membres du Comité de Direction (CD) et informent l'organisateur de la décision du CD.
- L'organisateur demande à chaque orateur de lui fournir un résumé d'une demi page de sa présentation (nom(s), appartenance(s), titre de la présentation plus trois références bibliographiques liées au sujet) et transmet le programme définitif aux responsables du thème qui se chargent d’annoncer la journée sur le site du GDR (titre de la journée, date, lieu, présentation en 5 ou 6 lignes). http://stic-sante.org/.
- L'annonce est diffusée par mail aux membres du GdR. Chaque résumé est directement accessible par simple clic sur le nom de l'orateur principal à partir du programme de la journée.
-> Liste de diffusion.
Les messages envoyés à la liste de diffusion sont vérifiés, puis après validation, sont envoyés à tout les membres du GdR.
- Trois semaines avant la journée, nouvelle diffusion de la journée par courrier électronique aux membres du GdR.
- Après la journée,
- l'organisateur(trice) transmet aux responsables du thème un relevé de conclusion de la journée (une page: faits marquants, décision de journée ou d'action future...). Ce relevé de conclusion est ajouté aux résumés. L'ensemble constitue le document de synthèse de la journée.
-> Bibliothèque numérique.
Les membres du GdR ont la possibilité de déposer dans la bibliothèque numérique, tous documents. Une fois le compte-rendu déposé, veuillez prévenir M. Pailloncy qui validera le document déposé.
- l'organisateur(trice) transmet au secrétariat du GdR la liste des participants avec leur signature (qui conditionne le remboursement de la mission) et leur adresse mail.
- Envoi e-mail par l'organisateur du document de synthèse aux participants de la journée thématique.
Pour toutes demandes d'information, veuillez contacter Mme Mille. Pour tout problème technique veuillez contacter M. Pailloncy.